ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ИНТЕРЕС

Алексей Каптерев: "Успешная презентация с использованием PowerPoint"

Наверное, те, кто неоднократно бывал на педагогических форумах, во многом согласятся с мнением известного российского дизайнера Артемия Лебедева: «Презентация с показом слайдов в 99 случаях из 100 – унылое, занудное, неинтересное времяпровождение». Увы, яркие, запоминающиеся презентации случаются нечасто. А ведь многие выступления с использованием PowerPoint прошли бы гораздо успешнее, если бы их авторы учитывали базовые принципы подготовки и подачи подобной аудиовизуальной информации. Об этих принципах рассказывает консультант по созданию презентаций Алексей Каптерев.

Плохие презентации обычно создаются так: автор берет готовый текст и по частям переносит его на слайды. При этом он пытается вместить на каждый слайд максимум информации, что автоматически ведет к использованию мелких шрифтов. А если учесть, что эта информация зачастую излагается сложным языком, становится понятно, почему аудитория «отключается» в первые пять–десять минут «слайд-шоу». В связи с этим совет: никогда не начинайте подготовку презентации с создания слайдов, с того, что вы будете показывать на экране…
Начинать надо с сути: что я хочу сказать? Какова цель моего выступления? Что именно я хочу получить в результате своей речи?

С точки зрения аудитории…

Отвечая на эти вопросы, попробуйте сформулировать цель не от первого лица, не в «терминах меня» (я хочу рассказать о...), а в «терминах аудитории»: что у собравшихся в зале людей должно случиться в результате моего выступления? Что эти люди должны начать делать по-новому? Как должно измениться их мышление (поведение)?
Когда цели ставятся «с точки зрения аудитории», например, когда вы хотите, чтобы большее количество людей воспользовались вашими наработками, вы будете стараться и думать о том, «а как лучше?..».
И вероятно, поставите себя на место слушателей, пытаясь представить, как вас будут воспринимать коллеги. Чем эта информация им поможет? Подобные усилия способствуют рождению новых идей: вы сами поймете, что в презентации надо изменить для достижения большего эффекта.

Чтобы не потерять суть

Таким образом, первый шаг к созданию презентации – прояснение ее цели.
А следующее, что важно сделать, – это определить три-четыре главные мысли, идеи презентации. Может быть, их будет пять, но никак не более. Иначе вы просто «распылите» суть своего выступления: больше пяти месседжей аудитория едва ли усвоит, поскольку когда информации слишком много, важное теряется в несущественном.

Составные части и базовые принципы

Предположим, вам ясно для чего и что вы хотите сказать в процессе слайдовой презентации. И перед вами стоит следующая задача: как соединить устную речь и иллюстрации в единое действо так, чтобы оно оказало желаемое воздействие на аудиторию? Найти ответы на эти вопросы будет значительно легче, если исходить из того, как устроена презентация.
Всякую презентацию можно рассматривать с точки зрения трех составляющих. Первая – сценарная, это структура выступления, логика изложения вашей истории: что за чем следует. Вторая – это то, что у вас есть на слайдах, чем вы иллюстрируете рассказ. И третья – это вы сами со всеми вашими личностными качествами. В успешных презентациях каждая из трех составляющих соответствует определенным критериям, а достичь этого соответствия помогает следование базовым принципам создания презентации. Мы выделяем три таких принципа: сфокусированность, контрастность, целостность. Таким образом, если вы хотите, чтобы ваше выступление получилось ярким и убедительным, в процессе подготовки презентации вам следует приложить названные принципы к каждой из ее составляющих. Что значит «приложить принципы…»? Далее мы поговорим об этом подробно, с приведением конкретных примеров.

«В масштабе» реального времени

И вот первый пример. Недавно я консультировал человека, который принес мне заготовку своей презентации. Этот черновой вариант представлял собой сплошной «поток мыслей», было непонятно, что из чего следует и почему тезисы расположены именно в таком порядке. Что мы сделали? Вначале кратко сформулировали все важные смыслы, которые содержались в этой презентации. И у нас получилось 18 пунктов. Потом я предложил сгруппировать эти пункты вокруг трех-четырех основных идей. И у нас быстро проявилась иерархия: вот эти три – главные вещи, а эти – второстепенные. Таким образом, мы практически применили к черновому варианту нашей презентации принцип фокуса, который предполагает отделение главного от второстепенного. Подобная работа помимо прочего помогает «масштабировать» выступление в зависимости от имеющегося в нашем распоряжении времени. Мы легко можем сделать краткое выступление, а можем «спуститься» на уровень ниже и подробно развить каждый тезис. Другими словами: одну и ту же презентацию мы можем рассказать за пять минут, за пятнадцать, а можем рассказать и за 45 минут.
А что делать, если мы хотим усилить воздействие какого-либо тезиса? В таком случае нам надо использовать принцип контраста. Например, чтобы предложить аудитории способ решения каких-то проблем, нам надо сравнить его с чем-то не так хорошо работающим. При этом мы будем хороши ровно настолько, насколько плохи «они». Или, допустим, нам надо показать, что на Сахалине людям живется не так уж плохо. Как это сделать? Можно начать с вопроса: как вы думаете, в каком регионе самый высокий ВВП на душу населения? Чаще всего люди отвечают: в Москве. А на самом деле – в Тюмени. Тюмень стоит на первом месте по этому показателю, Москва на втором, а на третьем месте… Сахалин.

Как «открыть» рты?

Третий принцип – целостность – в приложении к сценарию презентации означает, что «мое выступление должно представлять собой некую законченную историю». Всякая история организована по определенным законам: у истории должны быть начало, середина и финал. И вначале должна быть какая-то завязка. На начальной стадии хорошо бы вызвать у аудитории удивление, у людей должен, что называется, открыться рот. Как известно, в открытый рот «вкладывается» гораздо больше информации, чем в закрытый: когда человек сидит с закрытым ртом, у него обычно есть ощущение, что он «и сам все знает». Поэтому вначале хорошо бы чем-то удивить какой-то необычной информацией, например, статистической. Затем, согласно законам жанра, в истории должно происходить развитие сюжета: мы ставим проблему и осмысливаем способ ее решения.
Отметим, что большинство неплохих в общем-то презентаций строится по этой схеме: «от проблематизации – к решению проблемы». При этом аудитория обычно с самого начала выступления догадывается о том, что будет дальше. Блестящие же выступления строятся несколько иначе: они удивляют не только в начале, но и в конце. При этом сделать удивительное начало относительно легко. Сложнее сделать сильный, эффектный финал. Как этого достичь?
Один из путей состоит в том, чтобы попытаться ответить на очень трудный вопрос: «Что нужно людям, которые придут ко мне на презентацию?» При этом важно понимать: «то, что им нужно» и «то, что они хотят» – это разные вещи. Ведь если они пришли на презентацию, вероятно, им интересно послушать выступление по заявленной теме – этого они хотят. А вот «что им нужно» – этого они и сами не знают.
На самом деле это то же самое, что нужно было вам, когда вы, к примеру, начинали делать какой-то проект, только тогда вы этого не знали. Вы думали: «мне нужно то-то и то-то», а когда доделали проект до конца, оказалось, что вам было нужно совсем другое. В жизни вообще редко что-то реализуется строго по плану. А в драматургии тем более. Поэтому развязка истории должна быть неожиданной. И чтобы создать эффект неожиданности, задайте себе вопрос: «Чему я сам научился такому, чего не умел, скажем, начиная работу над проектом? Что я понял в результате всего этого? Может быть, мое понимание связано с тем, что мне надо что-то изменить в своем поведении или в своем отношении к людям?..»
Это трудный момент, потому что в этом случае вы начинаете презентацию из «слабой позиции». То есть вам надо показывать вначале, что вы были некомпетентны в своем деле, а потом чему-то научились. Это тяжело. Но большая ошибка заключается в том, что люди хотят быть все время симпатичными на сцене, тогда как в этом нет никакой необходимости. Вам не обязательно быть симпатичным, чтобы люди вам сопереживали. Эмпатия и симпатия – разные вещи. Пускай вы проявите себя с лучшей стороны и станете симпатичным в финале презентации.

Прием репетиции

Самому автору в процессе подготовки бывает сложно почувствовать: получается у него целостная презентация или она распадается на какие-то мозаичные «осколки».
Понять это поможет прием репетиции: расскажите то, что собираетесь изложить в выступлении, человеку, которому интересна эта тема, либо (если такого человека рядом не окажется) – неодушевленному предмету, хотя бы… табуретке. Это может вызвать улыбку, но на самом деле это очень эффективный метод, который многое проясняет.
Например, может произойти следующее: вы начнете проговаривать предстоящее выступление и увидите, что презентация «рассыпается»: вы не знаете, что «дальше говорить». Или – что «это» невозможно слушать и смотреть.
Кроме того, в процессе пробного выступления люди нередко корректируют свою речь. Может случиться так, что вы станете проговаривать презентацию и поймете: нет, главная идея – другая. Но если у вас вообще все развалится, придется заново с самых первых шагов пройти весь процесс подготовки презентации.

«Маска» для слайда

Переходя к слайдам, хочется назвать два важнейших понятия гештальтпсихологии: фигура и фон. Фигура – это то, что мы воспринимаем как главное на данный момент, что находится в фокусе нашего восприятия. Все же остальные вещи, которые попадают в поле нашего зрения, оказываются лишь фоном к этому главному. То есть наше восприятие избирательно, и это следует учитывать при создании слайдов.
На слайдах отделение фигуры от фона проводится посредством специальных приемов. Например, компьютерные технологии позволяют наложить на слайд полупрозрачную маску, которая прикрывает все, кроме одного светящегося пятнышка, где размещаются ключевая картинка или самая важная мысль.
Все остальное никуда не денется – если люди захотят, они могут разглядеть другие элементы слайда, но все понимают, на чем следует сфокусировать взгляд.
Принцип контрастности, применительно к слайдам, проявляется, например, в выборе цветовой гаммы презентации. Допустим, у нас есть синий цвет и нам надо что-то выделить. В этом случае для выделения подойдет оранжевый цвет, находящийся на противоположной стороне цветового круга.
Говоря о применении принципа целостности, стоит подчеркнуть, что слайды – это особый мир, который живет по своим законам.
Если на десяти слайдах презентации идут белые буквы на черном фоне, то на одиннадцатом – не может вдруг возникнуть зеленый текст. Если вы делаете подложку в виде текстурированной бумаги, то у вас возникает мир текстурированной бумаги. В нем могут возникнуть ножницы, нитки, но не может появиться, предположим, мотоцикл. Он – не отсюда, не из этого мира.
Обязательно необходимо следить, чтобы на слайдах все выглядело органично, чтобы отдельные вещи гармонировали друг с другом. И тогда люди поверят тому, что вы им покажете, поскольку в человеческом восприятии вещей «красиво» почему-то означает – «правильно».

Полная включенность в процесс

Личность автора презентации проявляется прежде всего в ценностях, на которых основывается конкретное выступление. Именно стремление реализовать определенные ценности приводит к тому, что человек становится приверженцем того или иного подхода к работе, тех или иных профессиональных принципов. И важно акцентировать внимание на этом, не забывая конечно же о деталях.
Вообще следует избегать двух крайностей. Если вы говорите только о деталях – из вашего сообщения будет сложно вывести общие принципы, и тогда коллеги не смогут «перенести» ваши наработки в другой контекст. Если же говорить только на языке принципов – получится ужасно скучное выступление. Но если у вас есть оба слоя – презентация будет одновременно и полезной, и интересной.
Следует отметить также, что большой интерес, как правило, вызывают люди, которые парадоксальным образом сочетают в себе противоположные вещи. Например, они могут практически одновременно быть смешными и серьезными, чередовать различные интонации, быструю и медленную речь. Это люди, которые способны «играть на контрастах», не быть монотонными.
Что касается принципа целостности, то в мире сценария целостность – это история, в мире слайдов – эстетика, а в мире людей – полная включенность в процесс. Если же вы станете рассказывать об удивительных вещах нудным голосом – люди вам не поверят. Кстати, тот, кто читает свою речь по бумажке, автоматически говорит монотонным голосом: чтение требует концентрации внимания, и у человека не остается сил и времени, чтобы проживать какие-то эмоции.

«Если есть какой-то один совет…»

В заключение хотелось бы назвать несколько источников, из которых можно почерпнуть дополнительную информацию по различным вопросам подготовки презентаций. Во-первых, всем, кто интересуется подобными вопросами, стоит прочитать хотя бы одну книжку о том, как пишется сценарий. Для педагогов также может оказаться очень полезной книжка Владимира Проппа «Морфология «волшебной» сказки». Презентация, по сути, создается по тем же законам, что и сказка.
Касательно проблематики слайдов – есть прекрасная книжка Робин Уильямс «Дизайн для недизайнеров». Эта книга способна изменить жизнь практически каждого человека, поскольку ее содержание хорошо переносится на множество контекстов.
И наконец, чтобы получить представление о тонкостях подготовки к публичному выступлению, имеет смысл прочесть книгу Скотта Беркуна «Исповедь оратора». Ее квинтэссенция заключается в простой рекомендации: «Говорите, что думаете. Не надо ничего из себя строить, не надо считать, что в аудитории сидят сверхлюди, которые вас судят, и если вы начнете говорить то, что думаете, это будет неинтересно. Это очень интересно». По мнению Скотта Беркуна, если есть какой-то один совет, который можно дать выступающим, это – «будьте честнее».

Подготовил Анатолий ВИТКОВСКИЙ